مدیریت موثر زمان امری است که تقریبا همه ما خواهان آن هستیم. اما دستیابی به این هدف گاه دشوارتر از حدی است که در ابتدا به نظر می‌رسد

هنگامیکه در زمان مشخصی نمی‌توانیم به هدفی که می‌خواهیم برسیم دچار سرخوردگی و گاه خشم می‌شویم اما واقعیت این است که برای دستیابی به اهداف‌مان در حوزه مدیریت زمان، یادگیری و عمل به برخی راهکارها بسیار مفید خواهد بود. در مقاله حاضر به چند اصل مهم در این زمینه اشاره می‌کنیم. 

برای موفق شدن هوشمندانه بیندیشید

ایروین پولوک از نویسندگان نشریه بیزینس پرس در یکی از مقالات خود می‌نویسد: اگر مایلید بالاترین بازده را از سرمایه‌گذاری‌تان (تخصیص زمان) کسب کنید باید ترتیبی بدهید که تنها کارهایی را انجام دهید که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند. به عبارت دیگر تفکر هوشمندانه و سریع به شما کمک می‌کند در زمان مورد نظرتان به بالاترین میزان از اهداف خود دست پیدا کنید. برای این منظور استفاده از چند روش مفید خواهد بود.  

فهرست تهیه کنید

یکی از مهمترین جنبه‌های مدیریت زمان تهیه فهرست کارهای ضروری روز است. این کار باید اول صبح یا شب قبل انجام شود. البته بعضی از افراد فهرست را در دو نوبت یکی اول صبح و دیگری عصر، هنگام خروج از محل کار تهیه می‌کنند. با این روش آنها همواره در مسیر انجام کارهای ضروری خود هستند. هر گاه کاری انجام شد، کنار آن علامت بزنید. با نوشتن اهداف روزانه خود، نیازی نیست زمان ارزشمند خود را صرف فکر کردن به این موضوع کنید که باید اول چه کاری را انجام دهید. 

از جدول زمانی بهره ببرید

بسیاری از افراد پس از تهیه فهرست اولویت های کار روزانه، آنها را همراه با زمان شروع و پایان در جدول زمانی ثبت می‌کنند. در حال حاضر تعدادی از سایت‌های اینترنتی و نیز گوشی های تلفن همراه دارای چنین جداولی هستند و می‌توان آنها را طوری تنظیم کرد که در زمان مشخص به شما اطلاع دهند چه کاری را باید انجام دهید. البته اگر صرفا از این وسائل الکترونیکی استفاده کنید به آنها وابسته می‌شوید و اگر روزی خراب شوند برنامه‌تان بهم می‌ریزد. بهتر است به شکل مکتوب جدول زمانی را در اختیار داشته باشید یا یک کپی از برنامه دیجیتالی را در رایانه‌ای دیگر قرار دهید.

اختلال‌ها را حذف کنید

اختلال‌های محیطی یکی از بزرگ‌ترین عوامل هدر رفتن زمان هستند. زنگ زدن تلفن، سوال‌های همکاران، صداهای محیط کار و ... جز این عوامل هستند. دقت کنید عوامل اختلال برای شخص شما کدام‌ها هستند از این طریق بهتر می‌توانید آنها را حذف کنید. برای مثال اگر بیش از حد تماس تلفنی دارید، تلفن را طوری تنظیم کنید که روی پیغام‌گیر برود. اگر همکاران در کارتان اختلال بوجود می‌آورند در اتاق خود را ببندید و موضوع را با آنها در میان بگذارید، گاه ادامه کار و حذف اختلال‌ها بسیار مشکل است اما اگر این اختلال‌ها را به حداقل برسانید، احتمال دستیابی به اهداف افزایش خواهد یافت.

حد زمانی تعیین کنید

تعیین محدوده زمانی برای انجام هر کار در روز بسیار مفید است. تحقیقات نشان می‌دهد تخصیص مدت معین برای هر کار به شما کمک می‌کند تنها بر کاری که در حال انجام آن هستید تمرکز کرده و تلاش کنید کار را در همان محدوده پایان دهید.

به یاد داشته باشید که مدیریت زمان برای همه افراد شکلی یکسان ندارد و باید آموخته شود. برای مدیریت موثر زمان باید تمرین کنید اما این تلاش ارزشمند خواهد بود زیرا انجام کارهای ضروری طبق برنامه و در مدت از پیش تعیین شده باعث می‌شود روز را بدون استرس بگذرانید. پایان روز از اینکه به تمام کارهایتان رسیده‌اید احساسی خوشایند خواهید داشت.

نکته آخر این که جدول زمانی انجام کارها را منعطف تنظیم کنید. اختلال‌ها و رویدادها بطور اجتناب‌ناپذیر رخ می‌دهند و اگر برای هر دقیقه از زمان برنامه بریزید بدون شک قادر به انجام تمام کارهای برنامه نخواهید بود. مدیریت موثر زمان یک روند است و هر چه بیشتر در آن تمرین کنید ماهرتر خواهید شد.